Sådan kan du finde tiden til dit bestyrelsesarbejde

Med en professionel bestyrelse kan man nemt blive overrumplet og overbebyrdet med bestyrelsens mange input og ambitioner på virksomhedens vegne. Som ejerleder kan det derfor være svært at finde tiden til at arbejde sammen med din professionelle bestyrelse, og du kommer i klemme mellem drift og udvikling, for slet ikke at tale om dagligdagens typiske brandslukningsopgaver.

Selvom udfordringen netop er tid, så kan struktureret arbejde med sagerne igen hjælpe dig på vej her. Det handler kort og godt at finde ud af, hvad du bruger din tid på, og hvilken værdi det skaber for din virksomhed. Er det strengt taget nødvendigt, eller er det noget du gør fordi du blot kan li og plejer at gøre det, eller fordi du mener der ikke er andre end dig selv som kan?

Du kan vinde tid ved at teste og udfordre din kalender

”AVA” (Activity Value Analysis) er en model, som i både simpel og mere detaljeret form kan bruges til at kortlægge og reflektere over dit tidsforbrug ”i dag”, vurdere værdien af dit arbejde og om- og opprioritere eller delegere driftsopgaver til fordel for ledelses- og udviklingsopgaver ”i morgen”. Konceptet er simpelt, kig på din kalender og lav en anslået procentfordeling af den tid du bruger på forskellige opgavetyper. Du kan fx skelne mellem managementopgaver ved ”skrivebordet”, og leadershipopgaver på ”ølkassen”, eller driftsopgaver og udviklingsopgaver. Det kan forfines ved at opdele opgaverne i forskellige grupper, fx interne og eksterne driftsopgaver, interne og eksterne udviklingsopgaver, eller opgaver ift. medarbejdere, produkter, kunder, leverandører etc. Det giver en god pejling på, hvor meget du fokuserer indad og udad, på administration og drift hhv. markedet og udvikling.

Refleksionerne er vigtigere end ”%-erne”, men det er netop ”%-erne”, som skaber grundlaget for de rigtige refleksioner og nye og smartere måder at gøre tingene på. Analysen er iterativ, du skal ”lege” med at kalibrere %-tidsfordelingen mellem opgaverne for kunne fastlægge det reelle tidsfordeling (der er kun ”100%” tid) og sætte mål for fremtiden. Analysen guider dig til at fravælge ikke værdiskabende opgaver og tilvælge de værdiskabende opgaver, som kun du selv kan løse. Den hjælper dig også til at delegere værdiskabende opgaver, som andre rent faktisk kan og gerne vil løse for dig. Måske du tænker, jamen der er jo ingen at delegere til, men så er opgaven med at udvikle dine medarbejdere jo netop den mest værdiskabende opgave du skal bruge din tid på.

Pejlemærker i udviklingsrejse for værdien af dit tidsforbrug

Når du først har skabt overblikket over dit tidsforbrug og værdiskabelse i dag, så er du godt rustet til at sætte tydelige pejlemærker for din ”udviklingsrejse” på tidsforbruget fordelt på de værdiskabende dimensioner, som giver mening for dig. Det kunne være balancen mellem management og leadership og/eller balancen mellem drift og udvikling.

Figurerne ovenfor er eksempler på din tidsfordeling på din tidsfordeling ”i dag” og en målsætning for ”i morgen”. Det kan være en stor mundfuld at ændre sine arbejdsvaner. Sæt derfor et ambitiøst mål på sigt, men del din udviklingsrejse op i etaper, hvor du sætter fokus på de vigtigste delmål og tester med din ledelse og medarbejdere om det virker efter hensigten.

Slutmålet er bedre tid og mere værdi i hele dit team

I sidste ende handler det om at finde den rette balance mellem værdien af de opgaver du selv påtager dig og delegering af opgaver. Det finurlige er, at når du selv fokuserer på værdien af dit arbejde, så smitter det også af på dit team, så alle skaber mere værdi og glæde i arbejdet. Min erfaring er, at øvelsen trods tidsforbruget i sig selv, vil hjælpe dig til at finde tid til det værdiskabende bestyrelsesarbejde, så din virksomhed kan både forsvare sig og angribe på samme tid.

Jeg stiller gerne op til uforpligtigende dialogkaffe, hvis du vil vende en konkret sag.

Mads Middelboe

Executive Advisor & CEO

Leadmore ®

Tidligere artikler i seríen om professionelle SMV bestyrelser:

Udnyt SMV potentialet med professionelle bestyrelser

Sådan sætter du som ejerleder det rigtige bestyrelseshold

Når bestyrelsesholdet er på plads, skal der allerførst styr på ”husholdningen”

Når ”husholdningen” er på plads, så handler det om ”hvad” og ”hvordan”